Política de privacidad
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. reconocemos la importancia de proteger la información personal de nuestros clientes, proveedores, colaboradores, contratistas, aliados estratégicos, usuarios de nuestra página web y, en general, de todas las personas cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de nuestra organización.
En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las demás normas que regulan la protección de datos personales, adoptamos la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, mediante la cual establecemos los principios, procedimientos y lineamientos que orientan la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia, conservación y supresión de la información personal bajo nuestra responsabilidad.
Esta política tiene como finalidad garantizar el derecho que tienen los titulares de los datos personales a conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de su información, así como revocar la autorización otorgada para su tratamiento, cuando ello sea procedente conforme a la legislación vigente.
VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. tratará los datos personales bajo criterios de legalidad, transparencia, confidencialidad, seguridad y responsabilidad, implementando las medidas administrativas, técnicas y organizacionales necesarias para proteger la información frente a riesgos de pérdida, acceso no autorizado, alteración, uso indebido, divulgación o cualquier otra forma de tratamiento no autorizada.
La presente Política será aplicable a todos los datos personales recolectados por VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. a través de sus diferentes canales de atención, página web, plataformas tecnológicas, formularios físicos y electrónicos, procesos comerciales, contractuales, laborales y cualquier otro medio utilizado para el desarrollo de su objeto social.
PRIMERA. OBJETIVO: La presente Política tiene por objeto establecer los criterios, principios y procedimientos que regulan el tratamiento de los datos personales recolectados por VIOMAR SOLUCIONES S.A.S., garantizando el cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos personales y asegurando el respeto por los derechos de los titulares de la información.
Así mismo, busca definir las responsabilidades de la compañía en su calidad de responsable del Tratamiento, así como los mecanismos mediante los cuales los titulares podrán ejercer sus derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión, revocatoria de la autorización y demás facultades reconocidas por la legislación colombiana.
SEGUNDA. ALCANCE: La presente Política será aplicable a todos los datos personales tratados por VIOMAR SOLUCIONES S.A.S., independientemente del medio físico o electrónico en el que sean recolectados, almacenados o administrados.
Sus disposiciones serán de obligatorio cumplimiento para los directivos, trabajadores, contratistas, proveedores, aliados estratégicos, encargados del tratamiento y cualquier tercero que, en desarrollo de una relación contractual, comercial o legal con la compañía, tenga acceso a datos personales administrados por VIOMAR SOLUCIONES S.A.S.
Igualmente, esta Política será aplicable al tratamiento de la información obtenida a través de la página web corporativa, formularios de contacto, plataformas tecnológicas, sistemas de información, redes sociales, campañas comerciales, procesos de selección de personal, ejecución de contratos, atención al cliente y cualquier otro canal autorizado por la compañía.
TERCERA. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Para
efectos de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, VIOMAR SOLUCIONES S.A.S., identificada con NIT 901.113.329-1, con domicilio principal en el municipio de Itagüí, Antioquia, en la Carrera 54 No. 72A - 225, actuará en calidad de responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados en desarrollo de su actividad empresarial. Los titulares podrán comunicarse con la compañía a través del correo electrónico servicio@viomar.com.co , del sitio web www.viomar.com.co o de la línea telefónica (+57) 3239117374, con el fin de ejercer los derechos que les asisten en materia de protección de datos personales o presentar consultas, solicitudes y reclamos relacionados con el tratamiento de su información.
En su calidad de Responsable del Tratamiento, VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. determinará las finalidades y los medios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, conservación, transmisión, transferencia, supresión y, en general, el tratamiento de los datos personales, garantizando que dichas actividades se desarrollen en cumplimiento de los principios y obligaciones establecidos en la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las demás normas que regulan la protección de datos personales en Colombia.
CUARTA. MARCO NORMATIVO: La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se adopta en cumplimiento de las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias que desarrollan el derecho fundamental al hábeas data y regulan la protección de los datos personales en Colombia. En consecuencia, VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. desarrollará el tratamiento de la información personal conforme a los principios, derechos, deberes y garantías previstos en el ordenamiento jurídico colombiano, velando en todo momento por la protección de la privacidad y la información de los titulares.
Esta Política se fundamenta principalmente en lo dispuesto por los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia; la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales; el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulo 25, que reglamenta parcialmente la citada ley; la Ley 1266 de 2008, cuando resulte aplicable al tratamiento de información financiera, crediticia, comercial o de servicios; la Ley 527 de 1999, en materia de comercio electrónico, mensajes de datos y firmas digitales; y la Ley 1480 de 2011 Estatuto del Consumidor, en lo relacionado con la protección de la información de los consumidores.
Así mismo, la presente Política incorpora las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio, en especial las contenidas en la Circular Única y demás actos administrativos que regulan el tratamiento de datos personales, así como las normas que las modifiquen, adicionen, sustituyan o complementen. En consecuencia, cualquier actualización normativa que incida sobre el régimen de protección de datos personales se entenderá incorporada a la presente Política desde el momento de su entrada en vigor, sin perjuicio de las actualizaciones que realice VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. cuando ello resulte necesario.
QUINTA. DEFINICIONES: Para efectos de la presente Política, se adoptan las siguientes definiciones, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del Tratamiento, mediante la cual se informa al Titular acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información, las finalidades para las cuales serán tratados sus datos personales y la forma de ejercer sus derechos.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Público: Es aquel dato que no sea semiprivado, privado o sensible y cuyo acceso puede ser consultado por cualquier persona sin restricción legal.
Dato Privado: Es el dato que, por su naturaleza íntima o reservada, solo es relevante para su Titular.
Dato Semiprivado: Es aquel dato cuyo conocimiento o divulgación interesa tanto a su Titular como a un determinado sector o grupo de personas.
Dato Sensible: Se entiende por dato sensible aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, datos relativos a la salud, a la vida sexual, datos biométricos o cualquier otro definido por la ley.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos personales.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Transferencia: Envío de datos personales por parte del responsable del Tratamiento a otro responsable ubicado dentro o fuera del territorio colombiano.
Transmisión: Comunicación de datos personales a un Encargado del Tratamiento para que realice actividades por cuenta del responsable, dentro o fuera del territorio nacional. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, organización, consulta, transmisión, transferencia, supresión o cualquier otra actividad autorizada por la ley.
SEXTA. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. desarrollará el tratamiento de los datos personales con observancia de los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012 y las demás disposiciones que la desarrollan, garantizando en todo momento el respeto por los derechos de los titulares.
En consecuencia, el tratamiento de los datos personales se realizará conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, los cuales orientarán todas las actuaciones relacionadas con la administración de la información personal.
Así mismo, VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos personales bajo su responsabilidad.
SÉPTIMA. CATEGORÍAS DE TITULARES DE LA INFORMACIÓN
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales será aplicable a todas las personas naturales cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de VIOMAR SOLUCIONES S.A.S., en desarrollo de su actividad empresarial, independientemente del medio por el cual hayan sido recolectados.
En este sentido, la compañía podrá tratar datos personales de clientes y potenciales clientes, usuarios de la página web y de las plataformas tecnológicas administradas por la empresa, proveedores y sus representantes, contratistas y subcontratistas, accionistas, empleados, exempleados, aspirantes a procesos de selección, aprendices, practicantes, aliados estratégicos, representantes legales, apoderados, personas autorizadas por los titulares, visitantes de las instalaciones de la compañía y, en general, de cualquier persona natural que mantenga o haya mantenido una relación comercial, contractual, laboral, legal o administrativa con VIOMAR SOLUCIONES S.A.S.
Las categorías anteriormente señaladas son de carácter enunciativo y no limitativo. En consecuencia, la presente Política será aplicable a cualquier otra persona natural cuyos datos personales sean tratados legítimamente por VIOMAR SOLUCIONES S.A.S., de conformidad con las finalidades autorizadas por el titular o permitidas por la legislación vigente.
OCTAVA. DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO: En desarrollo de su objeto social y de las relaciones jurídicas, comerciales, laborales y administrativas que adelante, VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. podrá recolectar, almacenar, organizar, consultar, usar, actualizar, rectificar, transmitir, transferir, conservar, bloquear, anonimizar, suprimir y, en general, realizar cualquier operación autorizada por la ley respecto de los datos personales suministrados por los titulares.
Los datos personales objeto de tratamiento podrán comprender, entre otros, información de identificación, como nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad, nacionalidad, fecha y lugar de nacimiento; información de contacto, como dirección de residencia o correspondencia, ciudad, departamento, teléfonos fijo y móvil y correo electrónico; información laboral, académica y profesional; información tributaria, financiera y bancaria cuando resulte necesaria para la ejecución de relaciones contractuales o el cumplimiento de obligaciones legales; así como información.
relacionada con el cargo desempeñado, la empresa para la cual labora el titular y demás datos necesarios para el desarrollo de la relación existente con la compañía.
Igualmente, VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. podrá tratar información obtenida a través de formularios físicos o electrónicos, plataformas tecnológicas, aplicaciones, canales de atención, redes sociales y la página web corporativa, incluyendo direcciones IP, identificadores de dispositivos, registros de navegación, cookies y demás tecnologías similares utilizadas para mejorar la experiencia del usuario, fortalecer la seguridad de los sistemas y optimizar la prestación de los servicios ofrecidos por la compañía.
Así mismo, podrán ser objeto de tratamiento las imágenes captadas mediante sistemas de videovigilancia, los registros de ingreso y salida de visitantes, así como cualquier otra información que resulte necesaria, pertinente y proporcional para el cumplimiento de las finalidades descritas en la presente Política y para el desarrollo del objeto social de VIOMAR SOLUCIONES S.A.S.
En todos los casos, VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. garantizará que la recolección y el tratamiento de los datos personales se realicen bajo los principios de legalidad, finalidad, libertad, transparencia, veracidad, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad y responsabilidad, recolectando únicamente aquellos datos que sean adecuados, pertinentes y estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades previamente informadas al titular, en observancia de lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las demás normas que regulan la protección de datos personales en Colombia.
NOVENA. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES: Los datos personales recolectados por VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. serán tratados para el cumplimiento de las siguientes finalidades, según la naturaleza de la relación existente con cada titular:
En relación con los clientes y potenciales clientes, los datos podrán ser utilizados para atender solicitudes de información, elaborar cotizaciones, celebrar y ejecutar contratos, procesar pedidos, realizar entregas, gestionar pagos, facturación electrónica, recaudo de cartera, atención de garantías, servicio posventa, gestión de devoluciones, atención de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, envío de comunicaciones comerciales, actualización de información, programas de fidelización y cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.
Respecto de los usuarios de la página web y plataformas tecnológicas, los datos podrán ser tratados para gestionar el registro de usuarios, habilitar el acceso a los servicios
ofrecidos por la compañía, administrar cuentas de usuario, atender solicitudes realizadas mediante formularios electrónicos, gestionar licencias de software, brindar soporte técnico, mejorar la experiencia de navegación, analizar el comportamiento de los usuarios, implementar medidas de seguridad informática, prevenir accesos no autorizados y garantizar el correcto funcionamiento de las plataformas tecnológicas.
En relación con los proveedores y contratistas, la información será utilizada para adelantar procesos de selección, evaluación, vinculación, contratación, ejecución contractual, control de calidad, recepción de bienes y servicios, pagos, cumplimiento de obligaciones tributarias, contables y legales, evaluación del desempeño comercial y administración de la relación contractual.
Respecto de los empleados, aspirantes, practicantes y exempleados, los datos personales serán tratados para desarrollar procesos de selección y contratación, afiliaciones al Sistema de Seguridad Social Integral, administración de la relación laboral, pago de salarios y prestaciones sociales, control de asistencia, capacitación, evaluación de desempeño, bienestar laboral, cumplimiento de obligaciones legales, conservación de la historia laboral y expedición de certificaciones.
Así mismo, VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. podrá tratar los datos personales para desarrollar actividades de mercadeo, campañas publicitarias, estudios estadísticos, análisis de mercado, medición de satisfacción, mejora continua de sus productos y servicios, atención de requerimientos de autoridades competentes, prevención del fraude, gestión del riesgo, cumplimiento de obligaciones legales, atención de procesos judiciales o administrativos y demás finalidades compatibles con el desarrollo de su objeto social.
Cuando el tratamiento tenga una finalidad diferente a las aquí previstas, VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. solicitará la autorización correspondiente, salvo que exista una excepción legal que permita dicho tratamiento.
DECIMA. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. realizará el tratamiento de los datos personales únicamente cuando cuente con la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo en los casos en que la ley exima de dicho requisito.
La autorización podrá obtenerse por cualquier medio físico, electrónico, digital, verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que el titular otorgó su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales.
La compañía conservará prueba de la autorización otorgada por el titular, de conformidad con la legislación vigente.
No será necesaria la autorización cuando el tratamiento corresponda a los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, especialmente cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales; se trate de datos de naturaleza pública; exista una situación de urgencia médica o sanitaria; el tratamiento sea autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; o se relacione con datos vinculados al Registro Civil de las Personas.
DECIMA PRIMERA. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES: De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la complementan, los titulares de los datos personales tratados por VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. tendrán los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a VIOMAR SOLUCIONES
S.A.S. o frente a los Encargados del Tratamiento, cuando los datos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo cuando dicha autorización no sea necesaria de conformidad con la ley.
c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
d) Presentar consultas, solicitudes o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales y acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que se ha presentado una vulneración a sus derechos, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante VIOMAR SOLUCIONES S.A.S., salvo las excepciones previstas por la ley.
e) Solicitar la revocatoria de la autorización otorgada y/o la supresión de sus datos personales cuando considere que no se están respetando los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación.
f) Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
g) Los demás derechos que les sean reconocidos por la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que regulen la materia.
El ejercicio de estos derechos podrá realizarse directamente por el titular, por su representante legal, por quien actúe mediante poder debidamente otorgado o por las personas autorizadas por la legislación vigente.
DÉCIMA SEGUNDA. DEBERES DE VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: En su calidad de responsable del Tratamiento de los datos personales, VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. se compromete a dar estricto cumplimiento a las obligaciones previstas en la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio y las demás normas que regulan la materia. En consecuencia, garantizará en todo momento el respeto por los derechos de los titulares de la información y el adecuado tratamiento de los datos personales bajo su administración.
Para el cumplimiento de lo anterior, VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. garantizará el pleno y efectivo ejercicio del derecho fundamental de hábeas data; solicitará y conservará la autorización otorgada por los titulares cuando esta sea exigida por la legislación vigente; informará de manera previa, expresa y clara las finalidades para las cuales serán tratados los datos personales y los derechos que les asisten; y adoptará las medidas técnicas, administrativas, físicas y organizacionales necesarias para proteger la información contra pérdida, alteración, acceso, uso, divulgación o destrucción no autorizada.
Así mismo, la compañía velará porque la información objeto de tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; realizará las actualizaciones, rectificaciones o supresiones que resulten procedentes; atenderá de manera oportuna las consultas, peticiones y reclamos presentados por los titulares; informará a los Encargados del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte de su titular y exigirá el cumplimiento de las medidas necesarias para garantizar la protección de los datos personales.
Igualmente, VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. implementará procedimientos internos que aseguren el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos personales; permitirá el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o por disposición legal; cumplirá las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de sus funciones de inspección, vigilancia y control; y reportará a las autoridades competentes los incidentes de seguridad de la información cuando así lo exijan las disposiciones legales aplicables.
El cumplimiento de estos deberes constituye un compromiso permanente de VIOMAR SOLUCIONES S.A.S., orientado a garantizar un tratamiento responsable, transparente, seguro y conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad y responsabilidad establecidos en la legislación colombiana sobre protección de datos personales.
DECIMA TERCERA. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO: Cuando VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. designe a terceros para realizar el tratamiento de datos personales por cuenta de la compañía, estos deberán cumplir, además de las obligaciones contractuales que les sean aplicables, con los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.
En consecuencia, los Encargados del Tratamiento deberán:
1. Garantizar la confidencialidad y seguridad de la información personal.
2. Tratar los datos únicamente conforme a las instrucciones impartidas por VIOMAR SOLUCIONES S.A.S.
3. Implementar medidas técnicas, administrativas y organizacionales que protejan la información.
4. Abstenerse de utilizar los datos para finalidades distintas a las autorizadas.
5. Permitir el ejercicio de los derechos de los titulares.
6. Informar oportunamente cualquier incidente de seguridad que pueda comprometer la confidencialidad, disponibilidad o integridad de la información.
7. Suprimir o devolver la información cuando finalice la relación contractual, salvo que exista una obligación legal de conservarla.
DECIMA CUARTA. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES: VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. podrá tratar datos personales sensibles únicamente en los casos autorizados por la ley y cuando resulte estrictamente necesario para el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales o para el desarrollo de las actividades propias de la compañía.
En todo caso, el tratamiento de datos sensibles estará sujeto a la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones previstas en la legislación vigente.
El titular no estará obligado a suministrar datos sensibles y será informado del carácter facultativo de las respuestas cuando se solicite este tipo de información.
VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. implementará medidas de seguridad reforzadas para garantizar la confidencialidad y protección de esta categoría de datos.
DECIMA QUINTA.TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. reconoce la especial protección de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, de conformidad con el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y las disposiciones del Código de la Infancia y la Adolescencia.
En consecuencia, la compañía únicamente realizará el tratamiento de esta información cuando sea permitido por la ley, responda y respete el interés superior del menor y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cuando sea necesario tratar datos personales de menores de edad, VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. obtendrá la autorización previa y expresa de sus representantes legales, así como, cuando corresponda, escuchará la opinión del menor de acuerdo con su grado de madurez, autonomía y capacidad para comprender el alcance del tratamiento de sus datos personales.
DECIMA SEXTA. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES: En desarrollo de su actividad empresarial, VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. podrá transmitir o transferir datos personales a terceros, dentro o fuera del territorio colombiano, cuando ello resulte necesario para el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales o para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, administrativas, tecnológicas o de soporte.
La transmisión de datos personales se realizará cuando un tercero actúe en calidad de Encargado del Tratamiento, por cuenta de VIOMAR SOLUCIONES S.A.S., para la prestación de servicios tales como almacenamiento en la nube, alojamiento web, plataformas tecnológicas, sistemas de información, facturación electrónica, mensajería, servicios de soporte técnico, procesamiento de pagos, analítica de datos, correo electrónico corporativo u otros servicios necesarios para el funcionamiento de la compañía.
La transferencia de datos personales a un tercero que actúe como responsable del Tratamiento solo se efectuará cuando exista autorización del titular o cuando la ley lo permita.
En todos los casos, VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. adoptará las medidas contractuales, técnicas y administrativas necesarias para garantizar que los terceros receptores de la información implementen estándares adecuados de seguridad, confidencialidad y protección de los datos personales, conforme a la legislación colombiana.
Cuando la transmisión o transferencia internacional de datos implique el envío de información a países que no cuenten con niveles adecuados de protección, VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. verificará el cumplimiento de los requisitos establecidos en la legislación vigente y adoptará las garantías necesarias para salvaguardar los derechos de los titulares.
DECIMA SEPTIMA. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN: VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. implementará medidas de seguridad administrativas, técnicas, tecnológicas y organizacionales orientadas a proteger los datos personales contra pérdida, alteración, acceso no autorizado, uso indebido, divulgación, destrucción o cualquier tratamiento no autorizado.
Para tal efecto, la compañía podrá implementar, entre otras, las siguientes medidas:
1. Controles de acceso físico y lógico a la información.
2. Administración de perfiles y permisos de usuarios.
3. Uso de mecanismos de autenticación para el acceso a los sistemas de información.
4. Respaldo periódico de la información.
5. Sistemas de protección contra software malicioso.
6. Monitoreo de eventos de seguridad informática.
7. Protocolos internos de gestión de incidentes de seguridad.
8. Capacitación permanente del personal respecto del tratamiento adecuado de los datos personales.
9. Suscripción de acuerdos de confidencialidad con trabajadores, contratistas y terceros cuando resulte procedente.
No obstante, el titular reconoce que ninguna medida de seguridad es completamente infalible, razón por la cual VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. implementará las mejores prácticas disponibles para reducir los riesgos asociados al tratamiento de la información.
DECIMA OCTAVA. USO DE COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES: La página web de VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. podrá utilizar cookies, etiquetas de píxel, tecnologías de almacenamiento local y demás herramientas similares con el propósito de garantizar el adecuado funcionamiento del sitio web, mejorar la experiencia de navegación, analizar el comportamiento de los usuarios, medir el rendimiento de los contenidos, fortalecer la seguridad informática y optimizar los servicios ofrecidos.
Las cookies corresponden a pequeños archivos de texto que son almacenados en el dispositivo del usuario cuando visita el sitio web y permiten reconocer determinadas preferencias, recordar configuraciones previamente seleccionadas y obtener información estadística sobre el uso del portal.
El usuario podrá configurar su navegador para aceptar, bloquear o eliminar las cookies instaladas en su dispositivo. Sin embargo, la desactivación de algunas de ellas podrá afectar el correcto funcionamiento de determinadas funcionalidades del sitio web.
Cuando la utilización de cookies implique el tratamiento de datos personales, dicho tratamiento se realizará conforme a lo previsto en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y en la Política de Cookies adoptada por VIOMAR SOLUCIONES S.A.S., cuando esta exista.
VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. conservará los datos personales únicamente durante el tiempo que resulte necesario para cumplir las finalidades que motivaron su recolección, atender obligaciones legales, contractuales, contables, fiscales, laborales o administrativas, ejercer la defensa de sus derechos o dar cumplimiento a requerimientos de las autoridades competentes.
Una vez desaparezca la finalidad del tratamiento y siempre que no exista una obligación legal o contractual que exija su conservación, los datos personales serán eliminados, anonimizados o archivados de forma segura, de acuerdo con los procedimientos internos adoptados por la compañía.
Con el fin de proteger la integridad de las personas, salvaguardar los bienes de la compañía, fortalecer la seguridad de las instalaciones y prevenir conductas que puedan afectar el normal desarrollo de sus actividades, VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. podrá utilizar sistemas de videovigilancia en sus sedes.
Las imágenes captadas serán tratadas exclusivamente para fines de seguridad, control de acceso, prevención de incidentes y atención de requerimientos formulados por autoridades competentes.
La existencia de sistemas de videovigilancia será informada mediante avisos visibles ubicados en las zonas monitoreadas, indicando la identidad del responsable del Tratamiento y los canales habilitados para el ejercicio de los derechos de los titulares.
DÉCIMA NOVENA. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR: Los titulares de los datos personales, sus causahabientes, representantes legales o apoderados debidamente acreditados podrán ejercer en cualquier momento los derechos consagrados en la presente Política y en la legislación colombiana sobre protección de datos personales, mediante la presentación de
consultas, peticiones o reclamos dirigidos a VIOMAR SOLUCIONES S.A.S., a través de los canales oficiales dispuestos para tal fin.
Para garantizar una adecuada atención de las solicitudes y proteger la información personal de los titulares, VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. podrá verificar la identidad del solicitante y requerir la documentación que considere necesaria para acreditar la legitimación de quien actúe en representación del titular.
Toda consulta, petición o reclamo deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
a) Nombre completo del titular de los datos personales o de quien actúe en su representación.
b) Tipo y número del documento de identificación.
c) Dirección física o electrónica y demás datos de contacto para el envío de la respuesta.
d) Descripción clara, concreta y precisa de los hechos que motivan la solicitud.
e) Documentos que soporten la petición, cuando resulten necesarios para su análisis.
f) Firma del solicitante, cuando la naturaleza del trámite así lo requiera.
En caso de que la información suministrada resulte insuficiente para atender la solicitud, VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. podrá requerir al interesado para que la complete dentro de los términos establecidos por la ley.
VIGÉSIMA. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS: Los titulares o las personas legalmente autorizadas podrán consultar en cualquier momento la información personal que repose en las bases de datos administradas por VIOMAR SOLUCIONES S.A.S., de conformidad con lo previsto en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
Las consultas serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de su recepción.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. informará oportunamente al interesado los motivos de la demora, indicando la fecha en que se resolverá la consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial, conforme a lo dispuesto en la legislación vigente.
VIGÉSIMA PRIMERA. PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS: Cuando el titular
considere que la información contenida en una base de datos de VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. deba ser corregida, actualizada, suprimida o cuando advierta un presunto incumplimiento de la normativa sobre protección de datos personales, podrá presentar el correspondiente reclamo.
Si el reclamo se presenta incompleto, VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las inconsistencias encontradas.
Si transcurridos dos (2) meses contados desde la fecha del requerimiento el interesado no presenta la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Recibido el reclamo completo, VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. incluirá dentro de los dos
(2) días hábiles siguientes una leyenda que indique "Reclamo en trámite" en la respectiva base de datos, la cual permanecerá hasta que el trámite sea resuelto.
El reclamo será atendido dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su recepción.
Cuando no fuere posible resolverlo dentro del término señalado, se informará oportunamente al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendido, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
VIGÉSIMA SEGUNDA. CANALES DE ATENCIÓN: Los titulares podrán ejercer sus derechos mediante cualquiera de los siguientes canales oficiales habilitados por VIOMAR SOLUCIONES S.A.S.:
Responsable del Tratamiento: VIOMAR SOLUCIONES S.A.S.
Dirección: Carrera 54 No. 72A - 225, Itagüí, Antioquia.
Correo electrónico: servicio@viomar.com.co
Sitio web: www.viomar.com.co
Teléfono: (+57) 323 9117374.
Todas las solicitudes serán atendidas por la dependencia o el colaborador designado por la compañía para la gestión del tratamiento de datos personales, garantizando la confidencialidad, trazabilidad y oportunidad en la respuesta.
VIGÉSIMA TERCERA. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS: Cuando resulte
legalmente exigible, VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. realizará la inscripción, actualización y administración de sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás disposiciones que regulen la materia.
Así mismo, mantendrá actualizada la información que deba reportarse ante dicha autoridad y cumplirá oportunamente las obligaciones legales derivadas de este registro.
VIGÉSIMA CUARTA. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA: VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. podrá modificar, actualizar o complementar la presente Política cuando resulte necesario por cambios normativos, instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio, modificaciones en la estructura organizacional, actualización de procesos internos o implementación de nuevos productos, servicios o tecnologías.
Toda modificación será publicada oportunamente en la página web corporativa o a través de cualquier otro medio idóneo que permita su conocimiento por parte de los titulares.
VIGÉSIMA QUINTA. LEGISLACIÓN APLICABLE: La presente Política se interpretará y aplicará de conformidad con la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio y las demás disposiciones que regulen el tratamiento de datos personales en Colombia.
VIGÉSIMA SEXTA. VIGENCIA: La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigor a partir del 8 de julio de 2026 y permanecerá vigente mientras VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. realice el tratamiento de datos personales en desarrollo de sus actividades.
Las bases de datos administradas por la compañía serán conservadas durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades que motivaron su recolección y mientras exista una obligación legal, contractual o administrativa que exija su conservación.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales fue aprobada por la Representación Legal de VIOMAR SOLUCIONES S.A.S. y constituye el instrumento interno mediante el cual la compañía establece los principios, procedimientos y lineamientos para el tratamiento de los datos personales que administra, en cumplimiento de la normativa colombiana vigente en materia de protección de datos personales.
Representante Legal
LUIS ALFONSO LONDOÑO
C.C. No. 1.037.580.276 de Envigado
Fecha de aprobación: 8 de julio de 2026.